Hyrian JYMYtyksestä

Valmistautuessa JYMY-hankkeen päätöswebinaariin sain ilolla kuulla meidän syksyn muutosvalmentamisen fasilitoinnin kokemuksia. Samaa onnistumisen iloa olin kuullut aiemmissakin caseissa.

Hankkeessa Hyrian osalta oli roolitettu eri tahoille toisaalle kokonaisvastuu hankkeen etenemisestä ja verkostoyhteistyöstä ja toisaalle osastokohtaisten muutosjohtamisen valmentamisen fasilointi. Näin siksi, että talon sisältä tuleva fasilitoija pystyi keskittymään paremmin kuhunkin caseen ja talon sisältä tulevana pystyi sijoittamaan kuultua osaksi isompaa kuvaa – tällä tavoiteltiin laadukkaampaa toteutusta ja lopputulosta, mutta myöskin tämänkaltaisen valmennusprosessin osaamisen vahvistumista ja jäämistä taloon – eli tällä tarkoitan sitä, että tietoisesti ensisijainen ratkaisu oli hakea fasilitoija talon sisältä eikä ulkoa.

Kootessamme tuotosta päätöswebinaariin vaikutuin syvästi tavasta ja viitekehyksestä, jolla muutosprosessi haluttiin käynnistää ja toteuttaa. Se oli osallisten/ asianosaisten vahva osallistaminen keskustellen, haastatellen, kysellen ja kuunnellen. Ammatillisten oppilaitosten arjessa tapahtuneet muutokset ovat olleet sen verran ripeitä ja monesti ehkä yksilönkin kannalta niin annettuja, että rauhainen sisäistäminen oman itsensä kannalta on jäänyt vasemman käden varaan, kun muuttuneiden ohjeiden ja sääntöjen viidakossa on palveltu asiakasta. Tiedämmehän sen arjen, eikö? Joten ei vähintään siitäkään syystä tuo keskiössä oleva yksilön äänen, ja myös niiden monesti hiljaisempiekin, kuuleminen upposi.

Yhteensä neljälle eri osastolle hankkeen aikana toteutettiin toimenpiteitä/ muutosjohtamisen prosessia. Kokemustahan, oivallustahan ja viisauttahan tuosta syntyi, mikä JYMYn päätöswebinaariin sanoitettiin näin: Muutoskyvykkyyden kulmakiviä ovat 1) Jokainen tulee kuulluksi ja nähdyksi, 2) Tavoitteellinen toiminta, 3) Tiedän mitä minulta odotetaan ja 4) Arvostava vuorovaikutus kaiken ytimessä. Mitä nuo sitten pitävät sisällään? Sitä en tässä kerrokaan, käy tutustumassa JYMY-hankkeen päätöswebinaariin aineistossa.

Tässä kohden kiitokset koordinaattorille sekä koko verkostolle. Erityiset kiitokset Hyrian fasilitoija-Lady Ullalle – olet mahtava!

-       Anne, Hyria

JYMY Keudassa

Keudan tavoite Jymy-hankkeessa oli ammatillisen koulutuksen reformin muutosten tuominen arjen toiminnaksi tukemalla lähiesimiesten toimintavalmiuksia. Hankkeen kohderyhmänä Keudassa olivat tiimiesimiehet ja -vastaavat. Hankkeen käynnistyessä Keudassa oli toimittu tiimilähtöisesti jo jonkin aikaa, mutta Jymy-hankkeen puitteissa tiimien toiminnasta vastaaville tiimiesimiehille ja -vastaaville järjestettiin ensi kerran esimiesvalmiuksien kehittämiseen tähtäävää toimintaa.

Tiimiesimiesten learning cafeiden järjestäminen oli Jymy-hankkeen tärkein yksittäinen toimenpide. Learning cafeiden tavoitteena oli tukea tiimiesimiehiä omassa roolissaan ammatillisen koulutuksen reformin myötä uusittujen prosessien toimeenpanijoina ja oman tiiminsä työkulttuurin muuttajina. Taustalla oli ajatus siitä, että kun tiimiesimiehet tuntevat oman toimivaltansa, esimiestyössä tarvittavat tiedot ja taidot ja saavat riittävästi tukea työskentelyynsä, edistetään ammatillisen koulutuksen reformin muutosten läpivientiä Keudassa. Learning cafeissa pyrittiin siten vahvistamaan tiimiesimiesten subjektiutta toimia esimiehenä tilanteessa, jossa muutoksia viedään käytäntöön.

Learning cafeita järjestettiin kuukausittain. Tilaisuuksia kutsuttiin learning cafeiksi, vaikka työtapa valittiin tapauskohtaisesti sisällön mukaan. Ensimmäisessa learning cafessa toimialapäälliköt kävivät tiimiesimiestensä kanssa näiden tehtävänkuvat ja vastuut läpi. Vuoden aikana muita läpikäytyjä aiheita olivat muun muassa tiimiesimiehen rooli tiimien välisessä yhteistyössä, tiimiesimies ja työelämäyhteistyö, tiimiesimiehen rooli varhaisen tuen mallissa ja tiimin kehityskeskustelun johtajana, tiimiesimiehen tuentarpeet sekä tiimiesimiehen rooli vuosityöajanseurannassa.

Learning cafeiden sisällöt suunniteltiin keväällä 2018 toteutetun tiimiesimiesten osaamistarvekyselyn tulosten perusteella kuitenkin siten, että sisältöjä tarkennettiin ja muutettiin tilanteen edellyttämällä tavalla pitkin matkaa. Haastavaa oli sovittaa learning cafet kaiken muun esimieskoulutuksen ja opetus- ja koulutuspalveluiden kehittämisen lomaan tavalla, jossa ei tulisi sisällöllistä tai aikataulutuksellista päällekkäisyyttä muun toiminnan kanssa. Eräs Jymy-hankkeen lopputulos onkin henkilöstöpalveluiden ja opetus- ja koulutuspalveluiden toimintojen entistä parempi yhteensovittaminen ja koordinointi.

Hanketoiminta ja johtaminen muutoksen ytimessä

Ammatillisen koulutuksen kuvauksiin sisältyy nykyisin usein sana ”muutos”. Muutoksesta puhuminen on tietysti ajankohtaista mm. rahoitusuudistuksen, osaamisperusteisuuden, uusien opsien, työaikauudistusten, tutkintorakenteen uudistumisen, oppilaitosten yhdistymisen ja digitalisaation takia. Muutoksen tarve on silti osin myös ”itse aiheutettua” valtakunnan tasolta aina oppilaitoksen oman arjen pyörittämiseen saakka.

Koska moni reunaehto muuttuu samaan aikaan, aiheuttaa se enemmän tai vähemmän muutosahdistusta. Kaikki tämä pistää miettimään missä mennään: johtaako muutos meitä vai johdammeko me (ihan oikeasti) muutosta?  

JYMY -hankkeen eteläisen alueverkoston vertaistapaaminen pidettiin Careeriassa 22.10.2019. Tällä kertaa oli teemana koulutuksen järjestäjän hanke- ja kehittämistoiminta, sen organisointi, toteutus ja johtaminen.

Hanke- kehittämistoiminta mahdollistaa koulutuksenjärjestäjälle muutoksen haltuunottoa. Hankerahaa on tarjolla käytännössä kaikenlaiseen oppilaitoksen toiminnan kehittämiseen. Hanketoiminnan suhde strategiaan ja oppilaitoksen perustoimintaan on silti edelleen ihan olennaisia asioita.

Strategia saattaa olla melko yleinen ja monitulkintainen, joten strategialähtöiseksi voi teoriassa saada melkein minkä tahansa asian. Strategian suhde arkeen määräytyy viime kädessä sen perusteella, kuka strategian laatii, kuka sitä tulkitsee sekä kuinka sitä näin ollen toteutetaan.

Hanketoiminnan hyöty riippuu myös siitä, miten perustoiminta ja kehittämistoiminta saadaan yhdistettyä. On tärkeää hankkeistaa oikeita asioita sopivien asiantuntijoiden kautta ja oikeille kohderyhmille suunnattuna. Hanketoiminnan tehokkaan toteutuksen haasteita ovat edelleen ainakin hanketyöajan resursointi sekä seuranta, dokumentaatio, päällekkäinen tekeminen, sirpaleiset toimenpiteet pitkäjänteisen kehittämisen sijaan sekä hyvien hanketulosten käyttöönotto. Ei siis ihan vähän…

Kaikilla alueverkoston jäsenoppilaitoksilla (Careeria, Keuda ja Hyria) on laaja ja monimuotoinen hankesalkku. Mukana olivat henkilöstöasiantuntija Otto Ala-Nissilä (Keuda), kehityspalvelupäällikkö Anne Miettinen (Hyria), projektisihteeri Jonna Kanerva (Hyria), kehittämispäällikkö Taina Paananen (Careeria) ja kehittämispäällikkö Jukka Hakala (Careeria).

Hanketoiminnan vertaistapaamisen päätteeksi todettiin, että samat kysymykset ovat tuttuja kaikille. Samojen haasteiden kanssa elää jokainen hankkeita tekevä oppilaitos. Lopputulema on, että oli antoisaa tavata kasvotusten, puhua rehellisesti ja saada ymmärrystä kollegoilta.

On myös helpompi ottaa jatkossa yhteyttä ja kysyä asioista, kun tunnetaan paremmin. Ehkäpä tämäkin on yksi tärkeä juttu muutosjohtamisen ytimessä. Ainakin osa meistä ihmisistä aitoa ja arkipäivän asioihin liittyvää yhteyttä kollegoihin. Parhaassa tapauksessahan se kannustaa muuttumaan yhdessä ja tekemällä oppien.

Välillä ihan mielellään näitä pohtien,
Jukka